Robotiikka tehostaa taloushallintoa ja vähentää virheitä

Robotiikka ja tekoäly pienentävät taloushallinnon kustannuksia. Ne vapauttavat työntekijät yksinkertaisista rutiinitöistä ja jättävät enemmän aikaa ihmiskontaktille ja suunnittelulle.

Robotiikka lupaa suuria hyötyjä taloushallinnolle myös julkisella puolella. Sen avulla voidaan automatisoida ja tehostaa prosesseja, mikä parantaa laatua ja vähentää virheitä. Parhaan hyödyn automatisointi tuo, kun asiakkaan tunteva taloushallinnon asiantuntija valvoo ja suunnittelee kokonaiskuvan. Kone tekee siis rutiinit ja ihmiset voivat keskittyä olennaiseen, eli asiantuntijatyöhön.

Robotiikalla tehokkuutta

Robotiikan avulla datan laatu paranee, kun asiat tapahtuvat säännönmukaisesti tietyllä tavalla. Kuntalaskenta on osa Administer-konsernia, jossa on hyödynnetty ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä jo vuodesta 2017. Keskeisiä robotiikan käyttökohteita Administerille ovat ostolaskun käsittely, ostoreskontra sekä laskutus ja myyntireskontra. Robotti voi esimerkiksi hoitaa automaattisesti laskun tiliöinnit ja automaattihyväksynnän.

”Tilauksen tekemisen jälkeen prosessi pystytään käytännössä robotisoimaan ja automatisoimaan. Viimeisessä vaiheessa tulee myös tekoäly mukaan”, sanoo Administerin tietohallintojohtaja Aki Peiju. Kun tekoäly oppii, miten tietyltä asiakkaalta tullut lasku on tehty, se osaa toistaa oppimansa.

”Kun olemme tekemisissä rahan kanssa, aineistoa ja tapahtumia on paljon. Isoimmilla asiakkaillamme on kymmeniä tuhansia ostolaskuja kuukaudessa. Jos niistä on ennen jouduttu koskemaan vaikka kymmeneen prosenttiin, ja saadaan se vähennettyä viiteen, tehostuminen on huimaa”, Peiju kertoo.

Automatisointi vapauttaa asiantuntijat rutiineista

Kustannustehokkuus paranee ja virheiden määrä vähenee, kun robotiikan vastuulle uskotaan rutiininomaisia tehtäviä, joita vielä nykyisin tehdään käsin. Rutiinityön sijaan asiantuntijat voivat keskittyä palvelemaan asiakasta ja suunnittelemaan laajaa kuvaa. Niin julkisella kuin yksityiselläkin puolella robotiikan edut ovat samat.

”Taloushallinnossa suurin osa prosesseista on hyvin vakioituja. Huomisen lasku menee aivan samalla lailla kuin eilisen, summa vain vaihtuu. Pyrimme siihen, ettei ihmisen tarvitsisi käytännössä edes koskea ydinprosesseihin”, sanoo Peiju.

Ei tekoäly silti kaikkea ratkaise: se ei havaitse ihmisen tiedonsyöttövaiheessa tekemiä virheitä, eikä se osaa ratkaista poikkeustilanteita. Ratkaisuihin tarvitaan vuosien kerryttämää asiantuntemusta.

Robotiikka voittaa perusjärjestelmien kehittämisen

Yrityksen taloushallinnon järjestelmät ovat voineet pysyä vuosikausia samoina, vaikka ne eivät oikein enää vastaisi nykyhetken tarpeisiin. Ulkoistaminen ei täysin poista asiakkaan käyttämien järjestelmien haasteita – mutta automatisoinnin avulla järjestelmistä saadaan huomattavasti tehokkaampia.

”Emme ole koodanneet kaikkia asiakkaidemme järjestelmiä itse. Kun käytössä on kolmansien osapuolten rakentamia järjestelmiä, robotiikka on helpoin keino automatisoida työtä”, huomauttaa palvelukeskuksen johtaja Anu Kuusinen.

Kuusisen mukaan prosessien automatisointi erillisellä robotiikalla on paljon nopeampaa ja edullisempaa kuin taloushallinnon perusjärjestelmien räätälöinti tai kehittäminen. Siksi se on tulevaisuuden taloushallinnon ulkoistajalle houkutteleva ratkaisu, jos ei ole tarkoitus uusia kaikkia järjestelmiä.

Robotiikka on vain yksi ratkaisu

Administer aloitti oman muutoksensa tarkastelemalla, millaisin keinoin toimintaa voisi tehostaa ja miten ihmisten aikaa voisi käyttää rutiineja hyödyllisempiin tehtäviin. Automatisaatio osoittautui parhaaksi ratkaisuksi.

Aki Peijun mukaan jo tällainen kehittäminen eli auditointi on itsessään yritykselle arvokasta. ”Auditointiin ei yleensä ole aikaa. Uusien asioiden edessä on kuitenkin pysähdyttävä miettimään, miten teemme asioita tällä hetkellä.”

Peiju korostaa, että robotiikka on vain yksi ratkaisuvaihtoehto. Administer hyödyntää puhdasta robotiikkaa noin neljäsosassa tapauksia. Suurin osa tehostamisesta ratkaistaan toisilla teknologioilla tai kehittämällä prosesseja asiantuntijoiden voimin.

Robotiikka on osa modernien organisaatioiden sovellus- ja teknologiakehitystä. Ihmisten täytyy ylläpitää ja kehittää robotiikkaa, kuten kaikkia järjestelmiä. Ihmiskontaktin tarve ei tule ainakaan vähentymään, ja erityisen arvokasta se on muutostilanteissa. Rutiineista vapaat ihmiset keksivät myös ongelmatilanteissa luovempia ratkaisuja ja parempia palveluja.

”Robotiikan hyödyntäminen ei ole ilmaista, eikä se ratkaise hölmöjä ongelmia. Mutta kun sen tekee hyvin, se tarjoaa suuria mahdollisuuksia”, Peiju sanoo.

Kuntalaskenta on osa Administer-konsernia.